Política de Tratamiento de Datos Personales · Habeas Data

01Responsable del tratamiento

02Objeto

El presente documento establece los lineamientos, criterios, principios y procedimientos que aplica VIRTUAL TEC S.A.S. para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia y supresión de datos personales, así como el procedimiento para que los titulares ejerzan sus derechos.

03Definiciones

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato sensible: aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.
• Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que, por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento por cuenta del responsable.
• Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

04Principios rectores

VirtualTec aplica los siguientes principios en el tratamiento de datos personales:

• Legalidad: el tratamiento se sujeta a la ley.
• Finalidad: el tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima informada al titular.
• Libertad: el tratamiento solo se realiza con consentimiento previo, expreso e informado del titular.
• Veracidad o calidad: la información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Transparencia: el titular podrá obtener en cualquier momento información sobre la existencia de sus datos.
• Acceso y circulación restringida: el tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza del dato y de la ley.
• Seguridad: se aplican medidas técnicas, humanas y administrativas para evitar adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
• Confidencialidad: todas las personas que intervengan en el tratamiento están obligadas a garantizar la reserva de la información.

05Tratamiento al que serán sometidos los datos

Los datos personales que recolecta VirtualTec serán tratados con las finalidades descritas en la Política de Privacidad, entre las que se encuentran: la prestación y soporte de servicios, ejecución contractual, facturación, atención al cliente, marketing autorizado, operación de productos propios, gestión laboral, cumplimiento legal y prevención de fraude.

06Derechos del titular

El titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a VirtualTec, especialmente cuando sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a VirtualTec, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.
3. Ser informado por VirtualTec, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a la ley.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

07Deberes de VirtualTec como responsable

VirtualTec se compromete a:

• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Habeas Data.
• Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
• Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información que se suministre al encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado todas las novedades.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley.
• Informar al encargado cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

08Procedimiento para el ejercicio de los derechos

8.1 Canales habilitados

El titular o sus causahabientes podrán ejercer sus derechos a través de los siguientes canales:

• Correo electrónico: info@virtual-tec.com con el asunto "Habeas Data".
• Comunicación física: dirigida a Calle 77b # 57-141, Oficina 212, Barranquilla, Colombia.
• WhatsApp: +57 300 814 1085 indicando que se trata de un trámite de Habeas Data.

8.2 Información que debe contener la solicitud

Para que VirtualTec pueda atender adecuadamente la solicitud, ésta deberá incluir como mínimo:

• Nombres, apellidos y número de documento de identidad del titular.
• Datos de contacto (correo electrónico y/o teléfono).
• Descripción clara del derecho que se desea ejercer (consulta, actualización, rectificación, supresión, revocatoria de la autorización, etc.) y de los hechos que dan lugar al reclamo.
• Documentos que acrediten la identidad del titular o la calidad de quien actúa en su nombre (poder, registro civil, etc., según corresponda).
• Anexos que el titular considere pertinentes para sustentar la solicitud.

8.3 Procedimiento de consultas

Las consultas se atenderán en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de su recepción. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles adicionales.

8.4 Procedimiento de reclamos

Si la solicitud o reclamo resulta incompleto, VirtualTec requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles adicionales.

8.5 Etiquetado durante el reclamo

Una vez recibido el reclamo completo, en la base de datos se incluirá una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

09Datos sensibles y de menores

VirtualTec, por regla general, no trata datos sensibles ni datos de niños, niñas y adolescentes. En los eventos excepcionales en que sea necesario, se aplicarán las siguientes reglas:

• El titular no estará obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles.
• Se informará explícitamente al titular cuáles datos serán tratados y la finalidad, obteniendo su consentimiento expreso.
• El tratamiento de datos de menores de edad se realizará con autorización expresa de sus representantes legales, respetando su interés superior.

10Transferencia y transmisión internacional

Cuando VirtualTec deba transferir o transmitir datos personales a destinatarios ubicados en países que, a juicio de la SIC, no proporcionen niveles adecuados de protección, lo hará previa autorización expresa del titular o mediante cláusulas contractuales que garanticen el cumplimiento de los principios y obligaciones de la Ley 1581 de 2012.

11Vigencia

La presente política rige a partir de su publicación en el sitio virtual-tec.com. Las bases de datos administradas por VirtualTec mantendrán su vigencia mientras sean necesarias para las finalidades descritas y mientras existan obligaciones legales o contractuales que justifiquen su conservación.

12Quejas ante la autoridad de control

Sin perjuicio de los canales internos, el titular puede presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), autoridad nacional de protección de datos personales en Colombia.