Política de Privacidad

01Identificación del responsable del tratamiento

02Marco legal

VirtualTec da cumplimiento a la legislación colombiana sobre protección de datos personales, en particular:

• Constitución Política de Colombia, artículos 15 y 20.
• Ley Estatutaria 1581 de 2012 — Régimen General de Protección de Datos Personales.
• Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
• Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 (en lo aplicable).
• Circulares y conceptos de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

03Datos personales que tratamos

Dependiendo de la relación que el titular sostenga con VirtualTec (visitante del sitio, cliente, proveedor, candidato laboral, usuario de productos propios), podemos tratar las siguientes categorías de datos:

VirtualTec no solicita ni trata, de manera regular, datos sensibles (origen racial, ideología política, convicciones religiosas, datos de salud, datos biométricos, orientación sexual, entre otros). En caso de que excepcionalmente sea necesario, se solicitará autorización expresa, previa e informada del titular.

04Finalidades del tratamiento

Los datos personales se tratan con las siguientes finalidades, las cuales son aceptadas por el titular al diligenciar formularios, contratar servicios o interactuar con nuestros canales:

• Atender solicitudes de información, cotizaciones, demos y asesoría comercial.
• Formalizar y ejecutar contratos de prestación de servicios y entregar los productos contratados.
• Gestionar facturación, pagos, cobros y cumplimiento de obligaciones tributarias.
• Brindar soporte técnico, mantenimiento y atención posventa.
• Operar nuestros productos propios (MekanicApp, OverflightApp, agentes de IA y otros).
• Enviar comunicaciones comerciales, novedades y boletines, siempre que el titular lo haya autorizado.
• Mejorar la experiencia de usuario, realizar analítica y mediciones de desempeño del sitio.
• Atender procesos de selección de personal y vinculación laboral o contractual.
• Cumplir con obligaciones legales, requerimientos de autoridades y atender procesos judiciales.
• Prevenir fraude, garantizar la seguridad de la información y proteger los activos de la compañía.

05Autorización del titular

VirtualTec recabará la autorización previa, expresa e informada de los titulares mediante mecanismos como:

• Aceptación de casillas de verificación en formularios web y de contratación.
• Aceptación de los presentes términos al usar el sitio o nuestros productos.
• Suscripción de contratos, órdenes de servicio o documentos donde se incluyan cláusulas de tratamiento.
• Conducta inequívoca del titular, en los casos en que la ley así lo permita.

El titular podrá retirar su autorización en cualquier momento, salvo que exista deber legal o contractual de conservar los datos.

06Derechos del titular

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, todo titular tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a VirtualTec.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento.

El procedimiento detallado para ejercer estos derechos se describe en la Política de Tratamiento de Datos Personales (Habeas Data).

07Encargados y transferencias

Para la prestación de los servicios, VirtualTec puede compartir datos personales con encargados del tratamiento, tales como:

• Proveedores de infraestructura en la nube y hosting.
• Proveedores de modelos y plataformas de inteligencia artificial.
• Plataformas de mensajería (WhatsApp Business API, correos electrónicos transaccionales).
• Pasarelas de pago y entidades financieras.
• Asesores legales, contables y tributarios.
• Autoridades competentes, cuando exista obligación legal.

Algunos de estos proveedores pueden estar ubicados fuera de Colombia. En esos casos, VirtualTec exige el cumplimiento de niveles adecuados de protección de datos, mediante cláusulas contractuales y, cuando aplique, las autorizaciones específicas del titular.

08Seguridad de la información

VirtualTec adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger la información, incluyendo:

• Cifrado en tránsito (HTTPS/TLS) en todos sus sitios y APIs.
• Control de accesos, autenticación robusta y registros de actividad.
• Copias de seguridad periódicas y planes de continuidad.
• Acuerdos de confidencialidad con empleados, contratistas y proveedores.
• Monitoreo y respuesta ante incidentes de seguridad.

Ningún sistema es invulnerable, pero VirtualTec se compromete a notificar oportunamente al titular y a la autoridad competente, en caso de incidentes que afecten datos personales en los términos previstos por la ley.

09Conservación de los datos

Los datos personales se conservarán por el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados, así como para atender obligaciones legales, contables, fiscales o contractuales. Una vez cumplidos dichos plazos, los datos serán eliminados o anonimizados de forma segura.

10Cookies y tecnologías similares

El sitio virtual-tec.com y los productos digitales de VirtualTec pueden utilizar cookies, almacenamiento local y herramientas de analítica para:

• Recordar preferencias del usuario (idioma, tema visual).
• Medir el desempeño y comportamiento de uso del sitio.
• Operar funcionalidades como chats con agentes de IA.
• Optimizar campañas de marketing digital.

El usuario puede deshabilitar o eliminar las cookies desde la configuración de su navegador. Algunas funciones del sitio pueden verse limitadas si se desactivan.

11Menores de edad

Los servicios de VirtualTec no están dirigidos a menores de edad. En caso de que se identifique el tratamiento de datos de un menor sin la autorización de su representante legal, se procederá a su eliminación inmediata.

12Cambios en esta política

VirtualTec podrá actualizar esta Política de Privacidad para reflejar cambios normativos, técnicos u operativos. Las modificaciones se publicarán en esta página, con indicación de la fecha de la última actualización. Los cambios sustanciales se comunicarán de forma proactiva cuando ello sea posible.

13Contacto

Para consultas, reclamos o ejercicio de derechos relacionados con datos personales, el titular puede contactar a VirtualTec a través de:

El procedimiento detallado para ejercer derechos de Habeas Data se encuentra en la Política de Tratamiento de Datos Personales.